Anforderungen an die Rechnung eines Unternehmers

Geschrieben am 19. Januar 2012 um 12:01 Uhr von Sven Schützler in Steuerrecht

Der Bundesgerichtshof hat in zwei Urteilen die Anforderungen an Rechnungen konkretisiert. Es ist leider nach wie vor so, dass Unternehmer nicht ausreichend die eingehenden Rechnungen kontrollieren.

Dieses hat zunächst einmal die Folge, dass, wenn die Voraussetzungen der §§ 14 ff. UStG (Umsatzsteuergesetz) nicht erfüllt sind, ein Vorsteuerabzug nach § 15 UStG nicht möglich ist. Hierdurch entsteht dem Unternehmer allein aufgrund der falschen Rechnung eine Belastung in Höhe von 19 % bzw. 7 %. In Anbetracht der Höhe der Summe ist eine ausführliche Kontrolle der Rechnungen notwendig und gegebenenfalls der Steuerberater bzw. die Steuerberatungsgesellschaft mit hinzuzuziehen, um die Rechnung bereits im Vorfeld zu prüfen. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, so die Praxis, ist der Rechnungsaussteller immer sehr unwillig, die Rechnung zu korrigieren. Das Druckmittel der offenen Rechnung sollte daher nicht vorschnell aus der Hand gegeben werden.

Eine Rechnung muss insbesondere folgende Angaben enthalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Hier treten immer wieder Probleme auf, da entweder die Adresse oder der Name, z. B. der Zusatz GmbH, vergessen wird oder unvollständig ist.

Des Weiteren muss die Rechnung ein Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) und die Steuernummer des leistenden Unternehmers, das heißt der Firma, welche die Rechnung ausstellt hat oder deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Angabe der Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistungen, welche erbracht worden ist.

In seiner Entscheidung vom 08.10.2008 unter dem Aktenzeichen VR 59/07 hat der BFH zu den Anforderungen an die Leistungsbeschreibung in einer Rechnung Stellung genommen. Der Grund der Klage war, dass eine Rechnung durch das Finanzamt beanstandet wurde und dem Unternehmer der Vorsteuerabzug nicht gewährt wurde, das heißt, das Finanzamt hat die Erstattung der gezahlten Umsatzsteuer aus der Rechnung abgelehnt.

Im vorliegendem Fall des BFH hatte die ausstellende Firma in die Rechnung geschrieben „für technische Beratung und technische Kontrolle im Jahre 1996 berechnen wir“, dann folgt der Rechnungsbetrag zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Der BFH hat in der Sache entschieden, dass die Rechnung zu unbestimmt ist und die Angaben nicht geeignet sind, die Identifizierung der abgerechneten Leistung zu ermöglichen.

Dieses hatte zur Folge, dass die Erstattung der Umsatzsteuer über mehrere tausend Euro abgelehnt wurde.
Zur Begründung wurde angeführt, dass der Aufwand für das Finanzamt zur Identifizierung der Leistung dahingehen muss, dass die Rechnungsangaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung möglich ist. Es kann dabei auch auf Geschäftsunterlagen verwiesen werden, allerdings muss der Verweis eindeutig und die Geschäftsunterlagen identifizierbar sein.

Der vorliegende Zusatz „technische Beratung und technische Kontrolle im Jahre 1996“ entsprach diesen Anforderungen nicht, da eine Identifizierung der einzelnen Leistungen nicht möglich war. Insbesondere waren für das Finanzamt die im Einzelnen erbrachten Leistungen nicht kontrollierbar.

Obwohl das Unternehmen, welches die Rechnung erhalten hat und den Vorsteuerabzug begehrte, entsprechende Leistungsbeschreibungen nachreichte, aus denen der Leistungsumfang hätte geschlossen werden können, reichte dieses dem Bundesfinanzhof nicht, da in der Rechnung auf diese Unterlagen kein Bezug genommen worden ist.

Im Ergebnis wurde eine Vorsteuererstattung abgelehnt. Die Erstattung wurde allein aufgrund der Formalie abgelehnt. Es ging also nicht um die Tatsache, ob tatsächlich Leistungen erbracht worden sind, sondern nur um die Frage, ob die Rechnung für das Finanzamt prüfbar war.

Neben diesem Punkt ist noch zwingend der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistungen in der Rechnung aufzuführen. Der Bundesfinanzhof hat am 17.12.2008 in der Entscheidung XI R 62/07 festgestellt, dass der Vorsteuerabzug gestrichen werden kann, wenn der Zeitpunkt der Lieferung nicht in der Rechnung enthalten ist.

Weiter hat die Rechnung das nach Steuersätzen (das heißt nach 19 % oder 7 %) aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistungen sowie die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (dies betrifft insbesondere Skonti) aufzuführen.

Zum Schluss ist noch der anzuwendende Umsatzsteuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis darauf in der Rechnung aufzuführen.

Teilweise ist es auch noch notwendig, dass auf Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers hingewiesen wird.

Es gibt noch zahlreiche Sonderregelungen insbesondere im Zusammenhang mit Auslandsgeschäften, die auch jeweils im Einzelfall kritisch geprüft und beachtet werden müssen. Wir raten daher nochmals eingehende Rechnungen vor Zahlung eingehend zu prüfen. Nur so kann verhindert werden, das Vorsteuer nicht erstattet wird oder später, sollte das Finanzamt die Vorsteuer ungeprüft gezahlt haben, eine Rückerstattung fällig wird.

Tipps für die Praxis:

Überprüfen Sie eingehende Rechnungen vor Zahlung auf Vollständigkeit
Fragen Sie bei Zweifeln den Steuerberater oder die Steuerberatungsgesellschaft